Voor een nieuw in te voeren ERP-systeem heeft De Kluslijn een projectplan opgesteld zodat de implementatie goed zal verlopen. Hieronder is het projectplan weergegeven.

 

Inleiding

De aanleiding voor het implementeren van een ERP-systeem is dat deze nog ontbrak bij De Kluslijn. Zo kunnen alle gegevens, zoals inkoop-, verkoop- en voorraadgegevens, in hetzelfde systeem worden bijgehouden. Daarnaast voorkomt dit dat gegevens op verschillende manieren worden verwerkt en daardoor niet goed met elkaar vergeleken kunnen worden.

 

Projectopdracht

Volgend jaar wil De Kluslijn kunnen werken in een goed geïmplementeerd ERP-systeem dat weinig storingen heeft. Daarnaast moet er draagvlak gecreëerd worden onder medewerkers en moeten alle medewerkers een cursus volgen zodat iedereen met het nieuwe systeem kan werken.

 

Reikwijdte

Het ERP-systeem beperkt zich tot de leveranciers en het klussenbedrijf. De leverancier wordt betrokken bij het ERP-systeem zodat de leverancier de voorraad gereedschappen en bouwmaterialen weer kan aanvullen als deze onder de minimumvoorraad dreigt te komen. Op deze manier wordt het voorraadbeheer efficiënt uitgevoerd en kunnen onze medewerkers zich op belangrijkere zaken richten. Daarnaast gebruiken alle medewerkers van het klussenbedrijf het ERP-systeem.

 

Projectorganisatie

De projectorganisatie voor het implementeren van het ERP-systeem bestaat onder andere uit de stuurgroep. Deze bestaat uit een directielid, de manager van de afdeling waar de administratie geregeld wordt, de ICT-manager en de projectleider. Daarnaast wordt een projectgroep gevormd. Hierin zitten de managers van alle afdelingen, een aantal medewerkers die met het ERP-systeem zullen gaan werken en de projectleider. Tot slot worden werkgroepen van de verschillende afdelingen gevormd, hierin wordt gebrainstormd welke eisen zij aan het ERP-systeem stellen.

 

Beoogde producten

Het uiteindelijke resultaat moet bestaan uit een goedwerkend en compleet ERP-systeem waar iedereen mee uit de voeten kan. Uiteindelijk moeten alle gegevens van de afdelingen financiën, HRM, inkoop, verkoop en magazijn in dit systeem worden opgeslagen, zodat alle afdelingen deze gegevens kunnen raadplegen.

 

Fasering

De keuze met welk ERP-systeem gewerkt gaat worden is al gemaakt, dit is Microsoft Dynamics NAV. In de fase waar we nu in zitten, wordt het projectplan opgesteld. Hierin wordt bekeken hoeveel tijd en geld het project gaat kosten en wat van het uiteindelijke resultaat verwacht wordt. In de volgende fase, de ontwerpfase, wordt gekeken naar de wensen van de verschillende afdelingen en hoe deze kunnen worden verwerkt in het ERP-systeem. Daarna wordt door opdrachtnemer het ERP-systeem aangepast aan de wensen. Hierna volgt de realisatiefase. Het systeem zal eerst door een aantal personen getest worden en daarna wordt het systeem in stappen ingevoerd in de hele organisatie. In de laatste fase volgt de nazorg. Eventuele op- en/of aanmerkingen kunnen in deze fase worden verwerkt in het ERP-systeem.

 

Tijdpad

De Kluslijn wil het ERP-systeem in een jaar compleet geïmplementeerd hebben. Met de ontwerpfase moet een jaar van tevoren begonnen worden. Als dit af is moet zo snel mogelijk begonnen worden met het in elkaar zetten van het ERP-systeem zodat de realisatiefase op tijd gestart kan worden. Voordat de realisatiefase begint moet een groot deel van de medewerkers de benodigde cursussen om het systeem te kunnen werken gevolgd hebben.

 

Belangengroepen

De belanghebbenden van de implementatie van het ERP-systeem zijn de directie, de managers en medewerkers van de verschillende afdelingen en de leveranciers.

 

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Het is van groot belang dat in het te implementeren ERP-systeem goed wordt vastgelegd welke werknemer, welke recht heeft. Dit wordt geregeld door middel van autorisatie. Nadat de werknemer heeft ingelogd in het systeem, weet het systeem welke programmaonderdelen deze medewerker mag gebruiken. Daarnaast wordt vastgelegd of de medewerker deze gegevens alleen mag raadplegen of ook mag wijzigen. Zo kan voorkomen worden dat een medewerker van de administratie de voorraad gaat wijzigen. Deze medewerker heeft hier geen bevoegdheden voor want dit mag alleen de magazijnmeester wijzigen. Het is wel van belang dat de medewerker van de administratie de voorraadgegevens kan raadplegen. Zo kan deze medewerker controleren of de goederen die op de factuur staan ook daadwerkelijk zijn geleverd.

 

Communicatie

De communicatie over ontwikkelingen van het ERP-systeem, zoals het plegen van onderhoud aan het systeem, wordt via de intranetsite gepubliceerd. Zo worden alle medewerkers op de hoogte gesteld over de nieuwste ontwikkelingen van het systeem.

 

Mensen, middelen en kosten

De kosten die worden gemaakt voor de implementatie van het ERP-systeem zijn:

• De aanschaffing van het pakket
• De onderhoudskosten van het systeem
• De cursussen voor de medewerkers
• De salariskosten van de medewerkers die deelgenomen hebben aan de projectorganisatie

 

Kwaliteit

De kwaliteit van het proces voordat het ERP-systeem wordt geïmplementeerd wordt gewaarborgd doordat veel medewerkers van verschillende afdelingen hierbij betrokken worden. Zo wordt er kritisch door verschillende soorten mensen naar het proces gekeken. Daarnaast moet de kwaliteit van het product, het ERP-systeem, gewaarborgd worden. Er wordt geprobeerd dat er zo min mogelijk fouten in het systeem zitten, maar in het begin kunnen er wel een aantal 'kinderziektes' in het systeem voorkomen. Er wordt gestreefd dit te voorkomen doordat het systeem eerst wordt getest door een aantal medewerkers. Zo zijn de ergste fouten al uit het systeem gehaald voordat alle medewerkers ermee gaan werken.

 

Risico's en randvoorwaarden

Aan het implementeren van een ERP-systeem zijn veel risico's verbonden. Zo kunnen er fouten optreden bij de integratie van het systeem. Daarnaast kan door een te gehaaste keuze voor een ERP-systeem gekozen worden dat niet aan de eisen voldoet, dit heeft verregaande gevolgen. Verder kan het voorkomen dat het ERP-systeem vaak storingen heeft waardoor er niet efficiënt gewerkt kan worden. Om deze reden zijn er duidelijke randvoorwaarden met Microsoft opgesteld. Microsoft moet ervoor zorgen dat storingen zo snel mogelijk verholpen worden. Daarnaast ligt de verantwoordelijkheid voor het implementeren van het ERP-systeem bij hen.